Verwandeln Sie Ihre E-Mails in Auslöser für Geschäftsprozesse. KI analysiert eingehende Nachrichten, liest Anhänge, extrahiert Informationen und handelt automatisch in Ihren Tools.
Outlook + KI + ERP + CRM + Excel + SharePoint + Ihre Geschäftssoftware
In vielen industriellen KMU beginnt ein erheblicher Teil der Prozesse noch immer mit einer E-Mail. Ein Mitarbeiter muss die E-Mail öffnen, die Anfrage verstehen, die Dokumente herunterladen, die Informationen identifizieren und in eine andere Software eingeben.
Ein Kunde sendet eine Angebotsanfrage
Ein Lieferant übermittelt ein PDF
Ein Vertriebsmitarbeiter sendet einen neuen Auftrag
Ein Kunde meldet ein Qualitätsproblem
Eine Konstruktionsabteilung erhält eine technische Akte
Eine Rechnung kommt als Anhang an
Mit einer KI-Outlook-Integration wird die Abfolge zu:
Wir nutzen Outlook als Einstiegspunkt in Ihre Geschäftsprozesse.
Künstliche Intelligenz analysiert jede eingehende Nachricht und ermittelt automatisch:
Wir implementieren eine intelligente Klassifizierung gemäß Ihren Geschäftsregeln für Ihre generischen Postfächer: commercial@ adv@ commandes@ qualite@
Eine geschäftliche E-Mail enthält oft mehr Informationen in ihren Anhängen als in der Nachricht selbst. KI kann automatisch abrufen und analysieren:
Kunde: ABC GmbH
Ref.: REF-4582 | Menge: 2.500 Stück
Gewünschtes Datum: 12. September
Anhang: bestellung-4582.pdf
Die Automatisierung:
Ihre Teams werden nur dann einbezogen, wenn eine menschliche Validierung wirklich erforderlich ist.
Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Programm. Es ist der Einstiegspunkt für viele Geschäftsprozesse. Solanys verbindet Ihre E-Mails mit allen Ihren Tools.
Automatisieren Sie den Datenaustausch zwischen Ihren E-Mails und Ihrem ERP. Per E-Mail eintreffende Informationen werden automatisch ohne Nacherfassung übertragen.
Wichtige Vertriebsinformationen bleiben nicht mehr in Postfächern eingeschlossen. KI identifiziert und erfasst automatisch in Ihrem CRM:
Rufen Sie per E-Mail empfangene Informationen ab und integrieren Sie diese automatisch in Ihre Excel-Dateien.
KI bestimmt automatisch das Ziel jedes Anhangs anhand von:
PRJ-2026-184 mit drei Anhängen → automatische Projekterkennung → Ablage in der richtigen Ordnerstruktur.KI kann kontextgerechte Antworten auf Basis des E-Mail-Inhalts, des Gesprächsverlaufs, Ihrer Verfahren, Antwortvorlagen und der in Ihrem CRM oder ERP verfügbaren Informationen vorbereiten.
Die Antwort wird von der KI vorbereitet und einem Mitarbeiter zur Überprüfung vor dem Versand vorgelegt. Ideal für komplexe oder sensible Austausche, die einen menschlichen Blick erfordern.
Wenn die definierten Regeln es erlauben, wird die Antwort automatisch gesendet. Sie behalten die Kontrolle über den der KI eingeräumten Autonomiegrad.
Analysieren Sie automatisch per E-Mail eingehende Aufträge und extrahieren Sie Referenzen, Mengen, Termine und Kundeninformationen, bevor diese an Ihr ERP weitergeleitet werden.
Identifizieren Sie neue Anfragen, analysieren Sie Anhänge und erstellen Sie automatisch den entsprechenden Vertriebsvorgang.
Analysieren Sie Lieferantenantworten, ermitteln Sie Preise und Lieferzeiten und zentralisieren Sie die für das Einkaufsteam benötigten Informationen.
Identifizieren Sie automatisch Kundenreklamationen, klassifizieren Sie deren Schweregrad und leiten Sie diese an die verantwortlichen Personen weiter.
Wandeln Sie eine Kunden-E-Mail in einen Serviceeinsatz um, der Geräte, Symptome, Kontaktdaten und Dringlichkeitsstufe enthält.
Rufen Sie automatisch per E-Mail erhaltene Rechnungen und Dokumente ab und sortieren Sie diese in die entsprechenden Ordner.
Analysieren Sie technische Anfragen und verknüpfen Sie E-Mails und Dokumente automatisch mit dem richtigen Projekt.
Erkennen Sie eingehende Anfragen und speisen Sie automatisch Ihr CRM mit aus E-Mails extrahierten Informationen.
In Outlook integrierte KI-Assistenten helfen Nutzern, Gespräche zusammenzufassen oder E-Mails zu verfassen. Solanys befasst sich mit einer anderen Herausforderung:
Outlook mit dem gesamten Informationssystem kommunizieren lassen und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.
Das Ziel ist nicht nur, Outlook intelligenter zu machen. Wir machen den Prozess intelligenter, der in Outlook beginnt.
Outlook kann verbunden werden mit:
Jedes KMU hat seine eigenen Prozesse. Wir beginnen damit, Folgendes zu verstehen:
Eingehende E-Mails
Welche Nachrichten und Dokumente gehen täglich ein?
Manuelle Vorgänge
Was tun Ihre Mitarbeiter derzeit nach dem Empfang?
Ihre Geschäftsregeln
Wie entscheiden sie über die nächste Maßnahme?
Ihre Software
ERP, CRM, Excel, SharePoint, NAS oder interne Anwendungen?
Validierungen
Welche Entscheidungen müssen unter menschlicher Kontrolle bleiben?
Automatisieren bedeutet nicht, die KI alles entscheiden zu lassen. Für sensible Vorgänge integrieren wir Kontrollschritte.
Die Integration von KI in Ihre Outlook-Workflows reduziert repetitive Aufgaben im Zusammenhang mit der E-Mail- und Dokumentenverarbeitung. Ihre Teams können dadurch:
Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Prozess. Wir analysieren die empfangenen E-Mails, Anhänge, manuellen Vorgänge und verwendeten Programme.
Wir identifizieren dann die Schritte, die mit künstlicher Intelligenz automatisiert werden können.