Transformez vos emails en déclencheurs de processus métier. L'IA analyse les messages entrants, lit les pièces jointes, extrait les informations et agit automatiquement dans vos outils.
Outlook + IA + ERP + CRM + Excel + SharePoint + vos outils métier
Dans de nombreuses PME industrielles, une partie importante des processus commence encore par un email. Un collaborateur doit ensuite ouvrir l'email, comprendre la demande, télécharger les documents, identifier les informations et les recopier dans un autre logiciel.
Un client envoie une demande de devis
Un fournisseur transmet un PDF
Un commercial envoie une nouvelle commande
Un client signale un problème qualité
Un bureau d'études reçoit un dossier technique
Une facture arrive en pièce jointe
Avec une intégration IA Outlook, la séquence devient :
Nous utilisons Outlook comme une porte d'entrée vers vos processus métier.
L'intelligence artificielle analyse chaque message entrant et détermine automatiquement :
Nous mettons en place une classification intelligente selon vos règles métier, pour vos boîtes génériques : commercial@ adv@ commandes@ qualite@
Un email professionnel contient souvent plus d'informations dans ses pièces jointes que dans le message lui-même. L'IA peut automatiquement récupérer et analyser :
Client : Société ABC
Référence : REF-4582 | Qté : 2 500 pièces
Date souhaitée : 12 septembre
PJ : bon-commande-4582.pdf
L'automatisation :
Vos équipes interviennent uniquement lorsqu'une validation humaine est réellement nécessaire.
Outlook n'est pas qu'une messagerie. C'est le point d'entrée de nombreux processus métier. Solanys connecte vos emails à l'ensemble de vos outils.
Automatisez les échanges entre vos emails et votre ERP. Les informations arrivent par email et sont transmises automatiquement sans ressaisie.
Les informations commerciales importantes ne restent plus enfermées dans les boîtes mail. L'IA identifie et enregistre automatiquement dans votre CRM :
Récupérez les informations reçues par email et intégrez-les automatiquement dans vos fichiers Excel.
L'IA détermine automatiquement la destination de chaque pièce jointe selon :
PRJ-2026-184 avec trois pièces jointes → reconnaissance automatique du projet → classement dans la bonne arborescence.L'IA peut préparer des réponses adaptées au contexte en s'appuyant sur le contenu de l'email, l'historique de la conversation, vos procédures, modèles de réponses et les informations disponibles dans votre CRM ou ERP.
La réponse est préparée par l'IA et soumise à un collaborateur pour vérification avant envoi. Idéal pour les échanges complexes ou sensibles nécessitant un regard humain.
Lorsque les règles définies le permettent, la réponse est envoyée automatiquement. Vous gardez la maîtrise du niveau d'autonomie accordé à l'IA.
Analysez automatiquement les commandes reçues par email et extrayez les références, quantités, dates et informations clients avant de les transmettre à votre ERP.
Identifiez les nouvelles demandes, analysez les pièces jointes et créez automatiquement le dossier commercial correspondant.
Analysez les réponses fournisseurs, récupérez les prix et délais et centralisez les informations nécessaires aux équipes achats.
Identifiez automatiquement les réclamations clients, classez leur criticité et transmettez-les aux personnes responsables.
Transformez un email client en demande d'intervention contenant les équipements, symptômes, coordonnées et niveau d'urgence.
Récupérez automatiquement les factures et documents reçus par email et classez-les dans les dossiers correspondants.
Analysez les demandes techniques et rattachez automatiquement emails et documents au bon projet.
Détectez les demandes entrantes et alimentez automatiquement votre CRM avec les informations extraites des emails.
Les assistants IA intégrés à Outlook aident les utilisateurs à résumer des conversations ou rédiger des emails. Solanys intervient sur une autre problématique :
Faire communiquer Outlook avec l'ensemble de votre système d'information et automatiser vos processus métier.
L'objectif n'est pas uniquement de rendre Outlook plus intelligent. Nous rendons intelligent le processus qui commence dans Outlook.
Outlook peut être connecté à :
Chaque PME possède ses propres processus. Nous commençons par comprendre :
Les emails reçus
Quels messages et documents arrivent quotidiennement ?
Les opérations manuelles
Que font actuellement vos collaborateurs après réception ?
Vos règles métier
Comment décident-ils de la prochaine action ?
Vos logiciels
ERP, CRM, Excel, SharePoint, NAS ou applications internes ?
Les validations
Quelles décisions doivent rester sous contrôle humain ?
Automatiser ne signifie pas laisser l'IA tout décider. Pour les opérations sensibles, nous intégrons des étapes de contrôle.
L'intégration de l'IA dans vos flux Outlook réduit les tâches répétitives liées au traitement des emails et des documents. Vos équipes peuvent ainsi :
Montrez-nous votre processus actuel. Nous analysons les emails reçus, les pièces jointes, les opérations manuelles et les logiciels utilisés.
Nous identifions ensuite les étapes pouvant être automatisées avec l'intelligence artificielle.