Comment automatiser le traitement des bons de commande ?
Lorsqu’un bon de commande arrive par email, une personne doit souvent ouvrir la pièce jointe, identifier le client, contrôler les références, saisir les lignes dans l’ERP et archiver le document. L’automatisation du traitement des bons de commande permet de préparer ou d’exécuter ces opérations tout en soumettant les anomalies à un collaborateur.
Le fonctionnement d’un traitement automatisé
- Réception : détection de l’email et récupération des pièces jointes.
- Classification : distinction entre commande, demande de prix, avenant et autre document.
- Extraction : lecture des données d’en-tête et des lignes de commande.
- Normalisation : conversion des dates, unités, références et formats numériques.
- Contrôle : comparaison avec les données client, produits, tarifs et stocks.
- Validation : intervention humaine lorsque la confiance est insuffisante ou qu’une règle échoue.
- Intégration : création d’un brouillon ou d’une commande dans l’ERP.
- Traçabilité : archivage du document, du résultat et des éventuelles corrections.
Quelles informations extraire ?
| Catégorie | Exemples de données | Contrôles possibles |
|---|---|---|
| Commande | Numéro, date, devise | Doublon et statut |
| Client | Raison sociale, code, adresse | Correspondance avec le référentiel |
| Lignes | Référence, quantité, prix | Produit, unité et tarif |
| Livraison | Adresse, date, mode | Délai et site autorisé |
| Conditions | Paiement, incoterm, commentaire | Écart avec les conditions convenues |
OCR, IA ou règles classiques ?
L’OCR convertit l’image ou le PDF en texte. L’IA peut ensuite retrouver les informations malgré des mises en page variables. Les règles déterministes restent indispensables pour vérifier un total, imposer un champ obligatoire ou comparer une référence au catalogue. Une architecture fiable combine donc extraction intelligente, contrôles métier et validation humaine.
Pour approfondir cette étape, consultez notre guide sur l’extraction automatique des données PDF.
Gérer les erreurs et les exceptions
Le workflow ne doit jamais masquer une incertitude. Il peut attribuer un niveau de confiance à chaque champ et bloquer la création lorsque le client est inconnu, la référence absente, le total incohérent ou la date irréaliste. Le collaborateur corrige alors uniquement les éléments signalés. Ses corrections peuvent enrichir les règles et les exemples de test.
Quels gains mesurer ?
- temps moyen entre réception et enregistrement ;
- minutes de saisie par commande ;
- part des commandes traitées sans correction ;
- nombre d’erreurs détectées avant validation ;
- volume absorbé sans augmentation de la charge administrative.
Ces mesures permettent ensuite d’estimer le coût et le ROI de l’automatisation.
Commencer avec un périmètre maîtrisé
Un pilote peut porter sur un client important, une famille de produits ou un format de commande fréquent. Solanys conçoit des workflows reliés aux messageries, référentiels et ERP existants. Découvrez notre solution d’automatisation des processus métier et nos autres exemples d’automatisation en entreprise.