Du chaos de tableurs à un pipeline événementiel autonome
Inscriptions, devis, emails clients : tout ce qui peut être automatisé l'est — et tout ce qui touche à l'argent ou au client passe par un humain.
Contexte
Gérer un événement multi-équipes, c'est gérer des centaines d'emails et de devis à la main
L'Afterwork Running organise des événements sportifs avec des centaines d'équipes inscrites. Chaque inscription arrivait par formulaire — et devait être copiée manuellement dans un tableau de suivi. Chaque devis était rédigé un par un. Chaque email client était relu pour deviner ce que la personne demandait.
Solanys a remplacé ces étapes manuelles par un pipeline IA bout-en-bout : du formulaire d'inscription au brouillon d'email client, avec une règle non-négociable — l'automatisation gère la logistique, un humain valide tout ce qui touche à l'argent ou sort vers un client.
Ce que l'équipe vivait avant
Inscriptions copiées manuellement depuis le formulaire vers le tableau de suivi
Devis rédigés un par un, même pour des équipes à tarif standard
Chaque email client relu manuellement pour comprendre la demande
Aucune distinction automatique entre devis signé et non signé
Ajouts et réductions traités de la même façon — source d'erreurs contractuelles
Deux événements en parallèle impossibles à piloter sans multiplier les erreurs
Le pipeline IA
Cinq étapes, une règle : l'humain approuve ce qui compte
Formulaire → tableau de suivi → devis → boîte mail → approbation humaine. Chaque étape est automatisée jusqu'au point de décision.
Inscription reçue et tracée automatiquement
Une équipe remplit le formulaire d'inscription. Elle apparaît automatiquement dans le tableau de suivi avec les bonnes données : nom, taille, tarif applicable. Zéro saisie manuelle.
Devis généré et soumis à validation
En moins de 5 minutes, un devis correctement tarifé est généré et soumis au staff. Celui-ci l'envoie d'un clic — ou l'ajuste avant envoi. Rien ne part sans validation humaine.
Lecture intelligente des emails entrants
L'IA lit chaque email entrant et le catégorise : question, ajout d'équipe, changement d'adresse, devis signé retourné. Le staff voit une synthèse claire, pas un mur de texte.
Brouillon de réponse soumis pour approbation
Pour chaque email, l'IA rédige un brouillon de réponse adapté au contexte. Le staff approuve en un clic ou modifie avant envoi. Rien n'est envoyé automatiquement.
Avenant ou refus selon la nature de la demande
Si la demande implique une modification financière, l'IA identifie si le devis est signé ou non, s'il s'agit d'un ajout ou d'une réduction, puis génère le bon document — ou alerte un humain.
La règle métier clé
Un devis signé est un contrat — l'IA le sait
La partie la plus complexe n'était pas d'automatiser les tâches simples, mais de gérer les modifications après signature. L'IA distingue trois situations et applique la bonne règle à chaque fois.
Modification ou ajout
L'IA génère un nouveau devis complet mis à jour. Le staff valide et envoie. Le document précédent est archivé.
Devis complémentaire
Le devis original reste intact. Un devis complémentaire est généré pour le supplément uniquement. Le staff valide avant envoi.
Routage vers un humain
Une réduction sur un contrat signé est une conversation, pas une mise à jour de données. L'IA alerte le staff — c'est à lui de décider.
Avant / Après
Ce qui change concrètement
Inscriptions copiées à la main dans le tableau de suivi
Chaque inscription apparaît automatiquement avec les bonnes données dès la soumission
Devis rédigé manuellement pour chaque équipe, un par un
Devis généré en moins de 5 minutes, soumis à validation, envoyé en un clic
Emails clients relus ligne par ligne pour comprendre la demande
Chaque email catégorisé et résumé, brouillon de réponse prêt à valider
Modifications post-devis traitées sans distinction du statut du document
Ajout sur signé → devis complémentaire ; réduction → alerte humaine immédiate
Deux événements en parallèle impossibles à piloter sans multiplier les erreurs
Deux événements, même équipe de deux, même niveau de contrôle et de qualité
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Ce que ça change
Six bénéfices concrets pour votre équipe
Zéro saisie manuelle
Les inscriptions arrivent dans le bon outil, dans le bon format, sans intervention humaine.
Devis en quelques minutes
Plus de rédaction one-by-one : chaque devis est généré automatiquement et soumis à validation.
Contrôle total sur les emails
L'IA lit et prépare les réponses. Vous restez le seul à envoyer. Jamais une réponse non relue.
Gestion des avenants sans risque
Ajouts, réductions, devis signés ou non : chaque cas est traité selon sa nature contractuelle.
Deux événements, une équipe
Le volume de travail administratif n'augmente plus avec le nombre d'événements gérés en parallèle.
Évolutif selon votre croissance
Ajoutez des formulaires, des formats de devis ou des règles métier sans refaire le pipeline.
Technologies utilisées
Des outils connectés intelligemment
Questions fréquentes
Tout ce que vous voulez savoir
Autres automatisations
D'autres façons dont l'IA peut vous aider
Automatisation des emails entrants
Lecture, tri, classement et réponse automatique aux emails — sans intervention humaine.
Voir le cas clientTraitement automatique des devis
Génération, suivi et relance des devis depuis vos données métier.
Voir le cas clientClub sportif associatif
Inscriptions, emails familles, classement documents et reporting mécènes automatisés.
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