Automatisation des emails entrants avec IA
Une PME industrielle spécialisée en emballage reçoit chaque jour des dizaines d'emails de demandes de devis avec pièces jointes. Solanys a automatisé l'intégralité du traitement : lecture, extraction, classement, Excel et notification d'équipe.
Contexte client
Des dizaines d'emails par jour, traités à la main
Cette PME industrielle spécialisée en emballage reçoit chaque jour un volume important d'emails de demandes de devis. Chaque email contient des pièces jointes variées — PDF de cahier des charges, plans, images, fichiers Excel de commande — que les équipes commerciales doivent ouvrir, lire et traiter manuellement.
Le processus manuel engendrait des pertes de temps considérables, des erreurs de classement, des oublis et une réactivité insuffisante face aux clients. Pendant les pics de demandes, la charge devenait ingérable.
Problèmes identifiés
1 à 3 heures par jour de traitement manuel d'emails
Erreurs fréquentes de nommage ou de classement de dossiers
Délai de réponse aux FAQ clients : 2 à 4 heures
Pièces jointes parfois perdues ou classées dans le mauvais dossier
Saisie manuelle répétitive dans le fichier Excel de suivi des devis
Charge non scalable lors des pics de demandes saisonnières
Workflow 1
Traitement automatique des demandes de devis
Dès réception d'un email de demande de devis, le workflow IA se déclenche automatiquement et exécute les 6 étapes suivantes — sans aucune intervention humaine.
Lecture de l'email
L'IA lit l'objet, le corps du message et l'expéditeur. Elle identifie s'il s'agit d'une demande de devis, d'une commande ou d'un autre type de demande.
Analyse des pièces jointes
Les PDF, Excel et images joints sont analysés. L'IA extrait les références produits, les quantités demandées, les délais souhaités et les coordonnées clients.
Génération du nom de projet
Un nom de projet structuré est généré automatiquement (ex. : CLIENT_REFPRODUIT_DATE) à partir des données extraites pour garantir une nomenclature cohérente.
Création du dossier
Un dossier est créé automatiquement dans SharePoint ou Google Drive, avec les pièces jointes classées à l'intérieur selon votre arborescence habituelle.
Complétion du modèle Excel
Votre modèle Excel de suivi de devis est complété automatiquement avec les données extraites : client, produit, quantité, délai, références.
Notification de l'équipe
Un message de notification est envoyé dans Teams, Slack ou par email à l'équipe commerciale avec un récapitulatif et un lien vers le dossier créé.
Workflow 2
Réponse automatique aux questions fréquentes (FAQ)
Une partie des emails reçus sont des questions récurrentes : délais, conditions de livraison, certifications, contacts. Ce second workflow les traite automatiquement avec validation humaine optionnelle.
De : client@exemple.com
Objet : Délai de livraison
“Bonjour, pourriez-vous m'indiquer votre délai de livraison standard pour une commande de 500 unités ?”
→ Nouveau message entrant détecté
Pièces jointes : 0 · Analyse en cours…
Email reçu
Réception de l'email
Chaque email entrant est analysé pour identifier s'il correspond à une question fréquemment posée.
Détection de l'intention
L'IA classifie l'email : FAQ standard, demande de devis, réclamation ou autre. Le bon workflow est déclenché.
Sélection de la réponse
La meilleure réponse est sélectionnée depuis votre base de connaissances FAQ et personnalisée avec les données de l'expéditeur.
Validation (optionnelle)
Selon votre paramétrage, la réponse est envoyée directement ou soumise à une validation rapide par un collaborateur.
Validation humaine configurable
Le mode de validation est entièrement paramétrable : envoi automatique pour les FAQ simples, validation obligatoire pour les sujets sensibles (prix, engagement commercial). Vous gardez le contrôle total.
Résultats
Avant / Après l'automatisation
Traitement manuel de chaque email : lecture, tri, extraction des données
L'IA lit et analyse chaque email en quelques secondes
Ouverture et lecture des pièces jointes PDF et Excel une par une
Extraction automatique des données depuis les pièces jointes
Création manuelle des dossiers avec risque d'erreur de nommage
Création et nommage automatiques selon votre nomenclature
Copier-coller des données dans le fichier Excel de suivi
Complétion automatique du modèle Excel avec les données extraites
Rédaction et envoi manuel des réponses FAQ (délai : 2 à 4 h)
Réponse FAQ automatique en moins de 2 minutes
Risque d'oubli ou de classement dans le mauvais dossier
Traçabilité complète, zéro perte d'information
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Bénéfices
Ce que l'automatisation des emails change concrètement
Temps libéré
Vos équipes se concentrent sur la relation client et la négociation, pas sur la saisie et le classement.
Réactivité client
Vos clients reçoivent un accusé de réception immédiat et une réponse FAQ en quelques minutes, même la nuit.
Fiabilité
Les erreurs de saisie et de classement sont éliminées. Chaque dossier respecte votre nomenclature.
Scalabilité
Pic de demandes, saisonnalité, croissance : le workflow tient la charge sans ressources supplémentaires.
Facilité d'adoption
La solution s'intègre à vos outils existants (Outlook, SharePoint, Excel). Pas de refontre de l'organisation.
Adapté PME
Investissement progressif, ROI rapide. Solanys dimensionne la solution à votre volume et votre budget.
Stack technique
Des outils robustes, intégrés à votre SI
FAQ
Questions fréquentes sur l'automatisation des emails
Aller plus loin
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