Une IA documentaire pour exploiter plus de 2 000 documents techniques
Comment une PME française innovante spécialisée dans le traitement de surface a transformé plus de 2 000 publications scientifiques, procédures et documents internes en une base de connaissances accessible en langage naturel, sécurisée et respectueuse des droits d'accès.
Contexte client
Des milliers de documents, mais une information difficile à retrouver
Cette PME française innovante spécialisée dans le traitement de surface disposait d'un patrimoine documentaire particulièrement riche : plus de 2 000 publications scientifiques, des procédures internes, des standards d'entreprise ainsi que différents documents administratifs et financiers.
Le problème n'était pas le manque d'information. C'était de retrouver rapidement la bonne information au bon moment — sans savoir dans quel fichier elle se trouvait, ni quels mots-clés chercher.
L'entreprise devait également protéger certaines données confidentielles (financières, stratégiques) tout en permettant à l'ensemble des collaborateurs d'accéder à la documentation scientifique.
Problèmes identifiés
Temps important consacré à la recherche documentaire avant de trouver la bonne information
Connaissance difficile à exploiter malgré la richesse de la documentation existante
Forte dépendance vis-à-vis des collaborateurs les plus expérimentés
Montée en compétence plus lente des nouveaux collaborateurs
Informations réparties entre différentes catégories de documents hétérogènes
Documents confidentiels (financiers, RH) devant rester inaccessibles à certains collaborateurs
Notre accompagnement
Les critères de succès définis avec le client
Avant tout développement, nous avons travaillé avec les équipes pour analyser les sources documentaires, les formats, les profils utilisateurs et les niveaux de confidentialité. Cette phase de cadrage a permis de définir cinq critères mesurables.
Retrouver rapidement une information
Un collaborateur pose une question en langage naturel sans connaître le nom du document qui contient la réponse.
Réponses basées sur les documents de l'entreprise
L'assistant recherche dans la base documentaire avant de construire sa réponse — pas de réponse inventée.
Pouvoir vérifier l'information
Chaque réponse identifie les documents sources afin que l'utilisateur puisse consulter la documentation d'origine.
Respecter les droits d'accès
Un collaborateur ne peut jamais obtenir une information provenant d'un document auquel il n'a pas normalement accès.
Faciliter la transmission des connaissances
Les connaissances accumulées pendant des années deviennent accessibles aux collaborateurs moins expérimentés.
La solution
Un système RAG connecté à la documentation de l'entreprise
Solanys a mis en place un système RAG – Retrieval-Augmented Generation permettant à l'IA d'interroger la base documentaire de l'entreprise avant de répondre aux utilisateurs, en respectant leurs droits d'accès.
+ 2 038 autres fichiers…
→ Ingestion lancée · 2 043 documents détectés
Formats : PDF 78 % · DOCX 12 % · XLSX 6 % · autres 4 %
Documents reçus
Ingestion des documents
Les 2 000+ documents (PDF, Word, Excel, publications scientifiques) sont analysés, découpés en passages sémantiques et indexés dans la base vectorielle.
Tagging des droits d'accès
Chaque passage est associé aux groupes d'utilisateurs autorisés. Documents généraux : tous les collaborateurs. Documents financiers ou stratégiques : direction uniquement.
Recherche sémantique filtrée
Quand un collaborateur pose une question, le système recherche les passages les plus pertinents parmi les seuls documents auxquels il a accès.
Génération de la réponse
L'IA synthétise les passages retrouvés pour produire une réponse claire, contextualisée et en langage naturel, accompagnée des références documentaires.
Exemples de questions posées à l'assistant
« Quelles publications traitent de ce procédé de traitement de surface ? »
« Quels paramètres influencent ce phénomène physico-chimique ? »
« Quelle est notre procédure interne pour cette situation ? »
« Que prévoit notre standard concernant cette opération ? »
« Quels résultats ont été obtenus sur ce type de substrat ? »
L'assistant recherche les informations pertinentes dans la documentation autorisée et restitue une réponse accompagnée des sources permettant de la vérifier.
Confidentialité
Une IA qui respecte les droits d'accès
La gestion de la confidentialité constituait un élément essentiel du projet. Tous les documents de l'entreprise n'ont pas le même niveau de sensibilité : la documentation scientifique est accessible à l'ensemble des collaborateurs, tandis que certains documents administratifs ou financiers sont réservés aux dirigeants.
Nous avons intégré la gestion des droits d'accès directement dans le moteur de recherche. L'IA ne recherche que dans les documents auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder.
Deux collaborateurs, même question — réponses différentes
Si leurs droits d'accès sont différents, la même question posée par un collaborateur standard et par un dirigeant ne donnera pas les mêmes résultats. La base de connaissances IA est commune, les règles de confidentialité restent intactes.
Documentation scientifique
Tous les collaborateurs
Publications, procédures techniques, standards de production
Documents internes
Collaborateurs concernés
Procédures qualité, modes opératoires, documents de travail
Documents confidentiels
Direction uniquement
Documents financiers, stratégiques, RH sensibles
Transmission des connaissances
Faciliter la montée en compétence des collaborateurs
Dans les PME industrielles à forte expertise technique, une partie importante de la connaissance est souvent concentrée sur quelques collaborateurs expérimentés. L'assistant documentaire réduit cette barrière.
Sans IA documentaire
Un nouveau collaborateur ne sait pas quel document consulter
Il ne connaît pas les mots-clés exacts des fichiers
Il ne sait pas quelles publications sont importantes
Il doit solliciter un expert pour être orienté
La connaissance reste concentrée sur quelques personnes
Avec l'IA documentaire Solanys
Il pose sa question comme il la poserait à un expert
La recherche sémantique comprend le sens, pas les mots-clés
L'assistant identifie les publications les plus pertinentes
Les sources sont citées pour approfondir l'analyse
Le savoir-faire capitalisé est accessible à toute l'équipe
Votre entreprise possède des centaines ou des milliers de documents ?
Procédures qualité, documentation technique, publications, normes, rapports, contrats… Transformez ce capital de connaissance en base de connaissances intelligente, sécurisée et accessible en langage naturel.
Résultats
Avant / Après l'IA documentaire
Identifier quel document pourrait contenir l'information recherchée
Poser directement la question en langage naturel
Ouvrir et parcourir plusieurs publications une par une
Obtenir une synthèse des passages pertinents en quelques secondes
Connaître les mots-clés exacts utilisés dans le fichier
La recherche sémantique comprend le sens, pas les mots-clés
Solliciter un expert pour savoir quel document consulter
L'assistant oriente directement vers les bonnes sources
Risque d'accès à des documents confidentiels par erreur
Droits d'accès intégrés — chacun ne voit que ce qu'il peut voir
Connaissance concentrée sur quelques experts expérimentés
Savoir-faire capitalisé accessible à toute l'équipe
Bénéfices
Ce que l'IA documentaire change concrètement
Recherche documentaire plus rapide
Les collaborateurs interrogent directement la documentation en langage naturel plutôt que d'ouvrir et parcourir de multiples fichiers.
Accès simplifié aux connaissances scientifiques
Plus de 2 000 publications peuvent être explorées à partir d'une interface unique, sans connaître le titre exact du document.
Réponses sourcées et vérifiables
Les collaborateurs peuvent revenir aux documents d'origine utilisés par l'assistant pour approfondir leur analyse.
Capitalisation du savoir-faire
Les connaissances accumulées pendant des années deviennent plus facilement accessibles à l'ensemble des équipes.
Montée en compétence facilitée
Les collaborateurs moins expérimentés identifient plus rapidement les informations et documents pertinents sans solliciter systématiquement les experts.
Protection des informations sensibles
Les réponses tiennent compte des droits d'accès. Documents confidentiels accessibles uniquement aux personnes autorisées.
Pourquoi le RAG
RAG d'entreprise vs IA généraliste : quelle différence ?
Une IA généraliste ne connaît pas naturellement les procédures, les standards internes ou l'ensemble de la documentation technique propre à votre entreprise.
Le RAG d'entreprise connecte l'intelligence artificielle à vos propres sources documentaires. Avant de répondre, le système recherche les informations pertinentes dans la base documentaire autorisée.
L'objectif est d'obtenir une IA capable de travailler à partir du contexte et des connaissances propres à l'entreprise, tout en permettant à l'utilisateur de vérifier les sources utilisées.
IA généraliste
Répond à partir de ses données d'entraînement
Ne connaît pas vos procédures internes
Peut halluciner des informations incorrectes
Pas de sources vérifiables
Aucune gestion des droits d'accès
RAG Solanys
Répond exclusivement depuis vos documents
Connaît vos procédures, normes et standards
Sources citées et vérifiables à chaque réponse
Droits d'accès intégrés par utilisateur
Mise à jour au fil de l'évolution de votre base
Stack technique
Une architecture RAG sur mesure, sécurisée
FAQ
Questions fréquentes sur l'IA documentaire et le RAG
Aller plus loin
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